Apostille, legalizzazione e asseverazione documenti: cosa sono, differenze e come si fanno
Apostille, legalizzazione e asseverazione documenti: cosa sono, differenze e come si fanno

La traduzione di documenti redatti in una lingua straniera diversa dall’italiano da utilizzare presso autorità italiane è associata a tre servizi essenziali: asseverazione, legalizzazione o apostille.

Per assicurarsi di avere un documento tradotto conforme ai requisiti burocratici del caso è essenziale sapere quale delle tre procedure è necessaria in ogni singolo caso.

Apostille, cos’è dove si fa

L’apostille si sostanzia in un timbro apposto dal Governo di uno degli Stati firmatari della Convenzione dell’Aia 1961. L’apostille certifica la qualità del soggetto che ha sottoscritto/rilasciato il documento, la veridicità della firma e l’identità del timbro o sigillo utilizzato, ma non il contenuto dell’atto.

Quando un documento è munito di apostille, non è necessaria la sua legalizzazione per attribuirgli valore giuridico in un Paese straniero. Bisogna che il documento debba, però, essere utilizzato in uno dei Paesi firmatari della Convenzione dell’Aia 1961, in caso contrario sarà necessaria la legalizzazione.

In Italia sono due gli uffici preposti ad apporre l’apostille:

  1. Prefettura dove vengono apostillati i documenti rilasciati dal Comune, dalla Camera di Commercio, dalle scuole.
  2. Procura della Repubblica che di norma si occupa di apostillare i documenti “giuridici”, ad esempio il certificato del casellario giudiziale, gli atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale, atti notarili.

Procedura

La procedura è la seguente: in Prefettura o in Procura sono depositate le firme di tutti i funzionari pubblici che possono emettere documenti nella provincia, quali dipendenti del Comune, della Camera di Commercio, notai, cancellieri.

Quando viene richiesta l’apostille, si procede ad un raffronto della firma per certificarne l’autenticità e infine si appone il timbro o simile che consiste nell’apostille appunto.

Molto importante è rivolgersi alla Prefettura o Procura della provincia ove si trova il luogo in cui è stato rilasciato il documento, perché ciascun ente ha un vincolo territoriale di competenza. Quindi, a solo titolo di esempio, se bisogna apporre l’apostille su un certificato rilasciato dal Comune di Roma, bisogna rivolgersi alla Prefettura di Roma e non a quella di Bologna, per esempio.

La procedura di apostille vale sia nel caso in cui si voglia far valere all’estero (in uno dei Paesi della Convenzione dell’Aia) un documento rilasciato in Italia, sia nel caso opposto, in cui si voglia far valere in Italia, un documento che è stato rilasciato dalle autorità competenti interne del Paese straniero firmatario della Convenzione.

Per quanto tempo è valida l’apostille

L’apostille non possiede alcuna scadenza.
Tuttavia, alcuni documenti apostillati hanno essi stessi un periodo di validità (ad esempio un certificato penale che ha validità di 6 mesi) per cui i documenti con un periodo di validità scaduto non saranno accettati in un altro stato pur essendo certificati con un’apostille.

Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja

Come anticipato, l’apostille rappresenta una procedura semplificata ed è vigente solo tra gli stati contraenti della Convenzione dell’Aia del 1961, essi sono:

  • Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan;
  • Bahamas, Baharain, Barbados, Belgio, Belize, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brasile, Brunei, Bulgaria, Capo Verde, Cipro, Colombia, Corea del Sud, Costa Rica, Croazia;
  • Danimarca, Repubblica Dominicana, Ecuador, El Salvador, Estonia
  • Fiji, Finlandia, Francia;
  • Georgia, Germania, Grecia;
  • Honduras, Hong Kong;
  • Irlanda, Islanda, Isole Cook, India, Israele, Italia;
  • Giappone, Kazakistan, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo;
  • Macau, Malawi, Macedonia, Malta, Isole Marshall, Mauritius, Messico, Moldavia, Monaco, Mongolia, Montenegro;
  • Namibia, Nuova Zelanda, Nicaragua;
  • Paesi Bassi, Panama, Perù, Polonia, Portogallo;
  • Regno Unito, Republica Ceca, Repubblica Dominicana, Romania, Russia;
  • Santa Lucia, Samoa, San Marino, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Sudafrica, Spagna, Stati Uniti, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland;
  • Tonga,  Trinidad Tobago, Turchia;
  • Ucraina, Ungheria, Uruguay, Uzbekistan, Vanatu, Venezuela.

Legalizzazione, cos’è e dove si fa

Abbiamo già anticipato che l’apostille riguarda solo i Paesi firmatari della Convenzione dell’Aia 1961. Quindi un documento rilasciato in Italia e apostillato, potrà assumere valore legale solo se utilizzato in uno dei Paesi della Convenzione. Allo stesso modo, un documento confezionato all’estero e munito di apostille avrà valore legale in Italia solo se proveniente da un Paese estero firmatario della Convenzione. 

In tutti gli altri casi, è necessaria la legalizzazione, che è una procedura più complessa.

Differenza con l’apostille

L’apostille non è altro, infatti, che una semplificazione della procedura burocratica di legalizzazione. Nel caso della legalizzazione, infatti, non è sufficiente il timbro apposto dalla Prefettura o dalla Procura, a seconda dei casi, ma bisogna che il documento sia munito pure del timbro del Consolato/Ambasciata del Paese di riferimento, ove cioè il documento dovrà poi essere utilizzato.
Viceversa, per i documenti confezionati all’estero da utilizzare il Italia, bisogna che essi siano muniti del timbro dell’Ambasciata o del Consolato italiani presenti nel Paese d’origine.

Quindi, in sostanza, si tratta in tal caso di una procedura in due fasi. Quella presso la Procura o la Prefettura, in base alla tipologia di documento, e quella presso il Consolato del Paese in cui il documento intende essere utilizzato.

Paesi esenti da apostille e legalizzazione

Nei Paesi dell’UE non è necessaria né l’una né l’altra procedura perché i documenti pubblici rilasciati nei Paesi dell’Unione sono automaticamente riconosciuti.

Asseverazione, cosa vuol dire e a cosa serve

Sia apostille che legalizzazione certificano la provenienza del documento (firma e qualifica del funzionario che lo ha rilasciato) e non riguardano il suo contenuto.
Da entrambe deve essere tenuta distinta l’asseverazione della traduzione.

Si tratta della procedura che dà valore alla traduzione di un documento per mezzo del giuramento davanti al cancelliere o notaio. Il giuramento va effettuato da chi ha svolto la traduzione, il quale si reca in Tribunale con un documento di riconoscimento e la copia cartacea della traduzione svolta. Tale giuramento si può effettuare in qualunque tribunale, non essendovi limiti di competenza territoriale. L’asseverazione coincide con il giuramento.

Con l’asseverazione, in sostanza, il traduttore attesta, firmando apposito verbale, che la traduzione è accurata, autentica e fedele al documento di partenza. 

Le traduzioni giurate o asseverate quindi, vengono ufficializzate attraverso il giuramento del traduttore che afferma, all’interno di un apposito dipartimento del Tribunale, di aver effettuato una traduzione fedele e corretta del testo presentato.
Il traduttore si assume in questo modo la piena responsabilità di ciò che ha scritto, e ne risponde davanti alla legge.

Il traduttore può essere:

  • un traduttore madrelingua (che può essere la persona stessa che ha tradotto il documento);
  • una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’albo dei consulenti tecnici presso il Tribunale di competenza;
  • una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’Associazione Periti ed Esperti della Camera di Commercio dell’Industria e dell’Artigianato competente.

La traduzione asseverata potrebbe avere bisogno anche della legalizzazione, ma come si comprende si tratta di due procedure distinte.
In tal caso la legalizzazione, intesa come certificazione della firma e della qualifica di chi ha rilasciato l’atto, riguarda proprio l’asseverazione con cui il traduttore si assume la responsabilità dell’autenticità e veridicità della traduzione effettuata.

Di norma, infatti, la legalizzazione si fa presso lo stesso Tribunale in cui è avvenuta l’asseverazione.

Hai bisogno di ulteriori informazioni?
Scrivici a help@infoimmigrazione.com
Rispondiamo sempre.

Online Legal Support

Ricevi la tua risposta in poche ore.

CONTATTA UN AVVOCATO

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.

Iscriviti alla Newsletter

Riceverai tutti gli aggiornamenti sulla tua casella di posta.

Potrebbero interessarti

Titolo di viaggio per stranieri, cos’è e chi può ottenerlo

Il titolo di viaggio è un documento equipollente al passaporto del Paese…

Dichiarazione di ospitalità, come si ospita un cittadino extracomunitario, modello PDF

La dichiarazione di ospitalità è un documento necessario per i cittadini stranieri…

Patente straniera: quando utilizzarla in Italia e come convertirla

Il vigente Codice della Strada (artt. 135-136 del D. Lgs. 285/1992) permette…